Kể từ 1/6/2020 Ecoba Việt Nam chính thức vận hành hệ thống quản trị doanh nghiệp SAP S/4 HANA trên toàn Công ty. Tính đến nay đã có 9 tháng chính thức triển khai hoạt động đã đạt được những thành tích đáng kể như:

• 100% ngân sách và chi phí của dự án được quản lý theo thời gian thực
• Đóng kỳ kế toán hàng tháng giảm từ 30 ngày xuống 70 ngày
• Giảm 10% chi phí quản lý trực tiếp của dự án

Sau một thời gian triển khai và đưa vào sử dụng đến từng dự án, hệ thống SAP – ERP tại Ecoba Việt Nam đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận như: Cung cấp một cái nhìn toàn cảnh và khả năng kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh; Nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của nhân viên; Quản lý rủi ro bằng cách dự đoán trước những kịch bản có thể xảy ra và tăng độ chính xác của dữ liệu.
Hãy cùng chúng tôi phỏng vấn các nhân sự tại các phòng ban của Ecoba về hiệu quả của dự án nhé!

"...Giảm thiểu rủi ro là điều mà hệ thống SAP S/4 HANA đã mang đến cho phân hệ FICO của chúng tôi. Nhờ hệ thống, dữ liệu các dự án riêng lẻ được tập hợp thành dữ liệu toàn công ty, từ đó, chi phí thực tế được ghi nhận kịp thời chi tiết đến từng công tác, giảm thiểu việc ghi nhận chi phí sai công tác nhờ hoạch định chi tiết ban đầu. Tại văn phòng điều hành, chúng tôi kiểm soát, đốc thúc được các vật tư, chi phí đã thực hiện nhưng chưa lập hồ sơ thanh toán từ đó có cơ sở đốc thúc dự án lập hồ sơ hoàn thiện.

Ngoài ra, khi Ban lãnh đạo công ty có nhu cầu phân tích lợi nhuận các dự án theo dòng sản phẩm, chúng tôi dễ dàng xuất dữ liệu và xây dựng tài liệu về bài học kinh nghiệm cho từng dự án." - Hoàng Đức Bình - Chuyên viên Kế toán

"...Tại giai đoạn lập kế hoạch thu mua, trước đây, kế hoạch thu mua  được xây dựng theo nhu cầu thực tế của dự án vào từng giai đoạn nên chúng tôi không nắm được tổng khối lượng hàng hóa cần cung ứng ngay từ đầu dẫn đến việc không tạo được lợi thế về quy mô khi đi đàm phán giá với nhà cung cấp.

Hiện tại nhờ có hệ thống, Chúng tôi có thể theo dõi khối lượng, thời điểm cung ứng của hàng hóa và dịch vụ từ thời điểm hoạch định nên đã tạo lợi thế cho công ty về việc đàm phán và chúng tôi có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Tại giai đoạn triển khai thu mua, trước đây, dữ liệu lịch sử thu mua được lưu giữ trên giấy hoặc excel  dẫn đến việc chúng tôi rất khó khăn  trong việc tổng hợp, tra cứu để ra quyết định thu mua.

Hiện tại, lịch sử thu mua được cập nhật theo thời gian thực, chúng tôi có thể truy xuất và tổng hợp thông tin các báo cáo quản trị dễ dàng. Bên cạnh đó, hệ thống cũng tự động hỗ trợ cảnh báo ngân sách và khối lượng thu mua.

Tại giai đoạn Kiểm soát tồn kho và chi phí, trước đây chúng tôi chỉ có thể xác định tồn kho sau khi kiểm kê hàng hóa hàng quý và chi phí chỉ có thể ghi nhận sau khi hồ sơ thanh toán được lập và chuyển sang bộ phận kế toán.

Hiện tại, chúng tôi có thể kiểm tra, kiểm soát tồn kho, chi phí theo thời gian thực." - Bùi Minh Hải - TBP. Hệ thống Thu mua

"...Là bộ phận trực tiếp tiếp xúc và tư vấn cho khách hàng nhưng trước đây chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn trong việc lường trước những phát sinh trong quá trình triển khai dự án, dẫn đến việc phát sinh không được kiểm soát dồn đến cuối dự án ảnh hưởng tới dòng tiền thu về của dự án.

Từ khi hệ thống SAP được vận hành, chúng tôi có đủ dữ liệu để Quản lý tích hợp đồng bộ dữ liệu bán hàng sản phẩm xây dựng từ khi ký kết hợp đồng đến khi thanh quyết toán dự án. Từ đó, chúng tôi có thể kiểm soát hiệu quả hơn rủi ro và những phát sinh trong quá trình bán hàng. Từ những dữ liệu lịch sử của hệ thống, chúng tôi dễ dàng truy xuất dữ liệu về lịch sử tín dụng của khách hàng, dự báo được sản lượng, doanh thu, dòng tiền thu về và kiểm tra chéo được giữa doanh thu và chi phí." - Nguyễn Thị Thu - Chuyên viên Kế hoạch

"...Hệ thống SAP S/4 HANA giúp tôi quản lý hệ thống một cách tập trung, hỗ trợ truy xuất dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng tra cứu lại dữ liệu lịch sử  kịp thời phục vụ cho nhiều mục đích công việc khác nhau. Đối với công việc liên quan đến IT thì tôi theo dõi, kiểm soát sức khoẻ hệ thống theo thời gian thực đảm bảo hệ thống luôn hoạt động an toàn, ổn định." - Nguyễn Trung - Chuyên viên IT

"...Kiểm soát hiệu quả là điều mà tôi cảm nhận rõ nhất sau gần một năm vận hành hệ thống SAP S/4 HANA tại Ecoba Việt Nam. Hệ thống đã giúp chúng tôi Kiểm soát ngân sách hiệu quả và thực tế, nhờ đó chúng tôi đã phát hiện và cảnh báo sớm các rủi ro vượt ngân sách và kiểm soát một cách hiệu quả những thay đổi phạm vi của dự án." - Trần Hồng Lâm - Nhân viên Ngân sách

Sau 9 tháng triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp SAP S/4 HANA, Ecoba Việt Nam đã hoàn thành xây dựng hệ thống Hướng dẫn sử dụng SAP dành cho tất cả các CBNV của Ecoba Việt Nam. Đây là một dự án mang ý nghĩa lớn đối với ngành xây dựng Việt Nam, phù hợp với chủ trương và xu hướng số hóa, ứng dụng công nghệ 4.0 hiện nay.